So lesen Sie das Unternehmens- und Betriebsregister richtig

Handelsregister und Unternehmens- und Betriebsregister: zwei unterschiedliche Lesearten

Wer nach dem «Unternehmens- und Betriebsregister» sucht, muss zuerst verstehen, welche Datenbank er abfragt. Das Handelsregister ist öffentlich und wird von den Kantonen geführt: Es enthält Informationen zur Rechtsform, zum Eigentum und zur Governance der eingetragenen Unternehmen und juristischen Personen. Es gilt die Handelsregisterverordnung (HRegV).

Der Bund übt die Oberaufsicht aus und führt ein täglich aktualisiertes Zentralregister, das über den Zentralen Firmenindex Zefix zugänglich ist. Die Führung bleibt jedoch kantonal: In der Schweiz gibt es 28 Ämter, eines pro Kanton und Halbkanton, sowie drei im Kanton Wallis.

Das Handelsregister hat Publizitätsfunktion: Es gewährleistet Rechtssicherheit und Schutz des guten Glaubens. Gegenstand der Eintragung und der Veröffentlichung im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) sind rechtlich verbindliche Tatsachen. Eine gesetzlich eingetragene und veröffentlichte Angabe hat nicht dasselbe Gewicht wie eine Information, die das Unternehmen auf einer Website oder in einem Branchenverzeichnis verbreitet.

Das Unternehmens- und Betriebsregister (UBR) ist anders aufgebaut: Es basiert auf dem BUR-Datenmodell und trennt die Stammdaten der Unternehmen von denen der lokalen Einheiten. Im UBR ist das Rechtssubjekt die juristische Person oder die selbstständige natürliche Person, gekennzeichnet durch die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Die UID ist eine nicht-sprechende Nummer, die aus dem Ländercode «CHE» und neun Ziffern besteht.

Die lokale Einheit hingegen hat eine eigene, nicht obligatorische Nummer mit Präfix (Buchstabe «A» oder «B») und acht Ziffern. Erste nützliche Kontrolle: das Format des Identifikators. «CHE» plus neun Ziffern weist auf eine juristische Person hin, ein Buchstabe plus acht Ziffern auf eine lokale Einheit.

Den richtigen Eintrag finden: Vom Sitz zu Zefix, über die UID

Der Suchweg hängt davon ab, was bekannt ist. Wenn der Sitz bekannt ist, konsultiert man die Datenbank des zuständigen Kantons (oder die anderer Kantone). Wenn nur die Firma oder der Name ohne Sitz bekannt sind, muss man in der ganzen Schweiz über den Zentralen Firmenindex suchen.

In beiden Fällen erfolgt die Suche mit der Firma oder mit der Identifikationsnummer der juristischen Person. In den kantonalen Registern kommen Kriterien hinzu, die Zefix allein nicht bietet. Man kann nach einer Person suchen und sehen, in welchen juristischen Personen sie eingetragen ist, die Suche auf eine Rechtsform oder einen Sitz beschränken.

Man kann zusätzliche Kriterien verwenden, die einzelne Rubriken des Hauptregisters abfragen, zum Beispiel den Zweck oder Bemerkungen zum Kapital. Die Kriterien sind kombinierbar. Im kantonalen Register genügen drei Zeichen, damit das System die entsprechenden Firmen auswählt: Die Sequenz «fag» lässt beispielsweise die eingetragenen Firmen erscheinen, deren Name diese Sequenz enthält.

Ein Hinweis ändert das Suchergebnis: Standardsuchen betreffen nur aktive (nicht gelöschte) juristische Personen, aktuelle (nicht frühere oder geänderte) Firmennamen und aktuell eingetragene (nicht gelöschte) Personen. Um die Suche zu erweitern, müssen die entsprechenden Kriterien ausgewählt werden. Ein leeres Ergebnis bedeutet also nicht «dieses Unternehmen existiert nicht»: Es bedeutet, dass es heute unter diesem Namen nicht aktiv ist.

Die Kopfzeile lesen: Firma, Rechtsform, Sitz und UID-Nummer

Die ersten Zeilen eines Eintrags beantworten eine Frage: Mit wem hat man es zu tun? Die Online-Einsicht ist kostenlos für die Identifikationsnummer der Firmen, die Rechtsform und das Datum der Eintragung im Handelsregister. Sie ist auch kostenlos für die Firma mit eventuellen Übersetzungen, den Sitz und die Kontaktadresse sowie für eventuelle andere Adressen. Dies sind die Felder, die zuerst gelesen werden sollten, da sie keine Interpretation erfordern.

Die Identifikationsnummer ist die stabilste Angabe: Die UID besteht aus dem Ländercode «CHE» und neun Ziffern. Sie ist durch ein Bundesgesetz zur Unternehmens-Identifikationsnummer geregelt.

Die Firma kann mit Übersetzungen erscheinen. Die Rechtsform ist der Schlüssel zum Verständnis des Haftungsregimes und der Eintragungsmodalitäten. Beispielsweise müssen Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung von einem Notar eingetragen werden, während eine Einzelfirma einen anderen Weg verfolgt. Der Sitz zeigt schliesslich das zuständige Handelsregisteramt an und damit, an welches kantonale Tarifwerk man sich für ein beglaubigtes Dokument wendet.

Der Körper des Eintrags: Kapital, Zweck, Statuten, Organe und Zeichnungsberechtigung

Unter der Kopfzeile stellt die kostenlose Online-Einsicht das Kapital (Aktienkapital, Stammkapital, Grundkapital usw.), Sacheinlagen, Übernahmen von Vermögenswerten und die Verrechnung von Forderungen (falls zutreffend), den Zweck, das Datum der Statuten und die Form der offiziellen Mitteilungen an die Aktionäre oder Gesellschafter zur Verfügung.

Sie stellt zudem die Zweigniederlassungen (falls zutreffend), die Nummern und Daten der Eintragung im Tagesregister, die Publikationen im SHAB mit Nummer, Datum und Seite zur Verfügung. Sie umfasst auch die persönlichen Daten der in jeder juristischen Person eingetragenen Personen, mit Angabe der Funktion und der Zeichnungsberechtigung, falls zutreffend.

Für eine geschäftliche Entscheidung genügen wenige Zusammenhänge. Das Kapital und seine typisierten Bewegungen – Sacheinlagen, Übernahmen von Vermögenswerten, Verrechnung von Forderungen – zeigen, wie das Vermögen gebildet und gespeist wurde. Der Zweck begrenzt die Tätigkeit, die die Einrichtung verfolgen kann.

Das Datum der Statuten zeigt, wie aktuell die geltenden Regeln sind; die Form der offiziellen Mitteilungen zeigt den Kanal, über den die Einrichtung mit Aktionären oder Gesellschaftern kommuniziert. Die persönlichen Daten mit Funktion und Zeichnungsberechtigung beantworten die operative Frage: Wer kann die Einrichtung verpflichten und mit welcher Unterschriftsmodalität. Die eventuelle Zweigniederlassung signalisiert eine zusätzliche Präsenz neben dem Sitz.

Rechtseinheit und lokale Einheit: Betriebe und Zweigniederlassungen lesen

Das UBR-Modell hat zwei Ebenen, die nicht vermischt werden dürfen. Die juristische Person – die Rechtseinheit – repräsentiert eine juristische Person oder eine selbstständige natürliche Person. Sie enthält administrative Merkmale wie Name, Adresse oder Rechtsform; sie identifiziert beispielsweise das Steuersubjekt für die Steuerbehörden oder die Person, die Sozialversicherungsbeiträge zahlen muss.

Im UBR zählen wir etwa 1,2 Millionen aktive juristische Personen, jede gekennzeichnet durch die UID.

Die lokale Einheit hingegen repräsentiert ein Unternehmen oder eine Struktur an einem bestimmten Ort, wie eine Werkstatt, ein Laden oder ein Büro, und ist immer Teil einer Rechtseinheit (der Hauptsitz). Sie enthält Informationen wie die Firma, die Art der wirtschaftlichen Tätigkeit (NOGA-Code), die Adresse und die Koordinaten des Gebäudes.

Im BUR zählen wir etwas mehr als 0,9 Millionen aktive lokale Einheiten, identifiziert durch eine eigene Nummer mit Präfix «A» oder «B» und acht Ziffern.

Die Unterscheidung klärt, welche Daten das Unternehmen als Ganzes betreffen und welche den einzelnen Betrieb. Kapital, Zweck, Statuten und Organe gehören zur Rechtseinheit; ausgeübte Tätigkeit und physische Lokalisierung gehören zur lokalen Einheit.

Im Handelsregister erscheint die Präsenz an einem anderen Ort als Zweigniederlassung im Eintrag der Einrichtung (falls zutreffend). Im UBR ist jeder Standort eine lokale Einheit, die mit dem Hauptsitz verbunden ist.

Das Modell deckt auch den Landwirtschafts- und Lebensmittelsektor ab: Das UBR umfasst die Landwirte als Rechtseinheiten und ihre landwirtschaftlichen Betriebe als lokale Einheiten, einschliesslich der Alpungsbetriebe. Es sieht eine epidemiologische Identifikation der lokalen Einheiten vor, auch wenn sie eine geringe Anzahl von Tieren beherbergen.

Schlüsseldaten des Registersystems in der Schweiz

Daten, Publikationen und Stille: Wann ein Eintrag noch gültig ist

Die zeitlichen Elemente eines Eintrags sind explizit und überprüfbar: Nummern und Daten der Eintragung im Tagesregister und Publikationen im Schweizerischen Handelsamtsblatt mit Nummer, Datum und Seite. Sie dienen dazu, die Chronologie eines Aktes zu rekonstruieren und eine präzise Referenz zu zitieren, nicht um die wirtschaftliche Aktualität der Einrichtung zu bewerten.

Der am schwierigsten zu lesende Teil ist das, was fehlt. Eine Einzelfirma mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 100'000 unterliegt nicht der obligatorischen Eintragung: Ihre Abwesenheit im Register ist keine Unregelmässigkeit.

Die Pflicht tritt mit dem eigenen Namen ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 in Kraft. Sie betrifft auch Kollektivgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Vereine, die eine kommerzielle Tätigkeit ausüben, und Zweigniederlassungen von schweizerischen und ausländischen Gesellschaften.

Da normale Suchen gelöschte Einrichtungen nicht anzeigen, sofern nicht die entsprechenden Kriterien ausgewählt werden, kann eine Abwesenheit drei verschiedene Dinge bedeuten: Einrichtung war nie eintragungspflichtig, Einrichtung wurde gelöscht oder Firmenname wurde im Laufe der Zeit geändert.

Die Grenze der Pflicht hat konkrete Folgen, die vom Bund aufgelistet werden: Mit der Eintragung im Handelsregister unterliegt das Unternehmen der Konkursvollstreckung (Art. 39 Abs. 1 des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs). Der Name des Unternehmens ist geschützt, wobei der Schutz je nach Rechtsform und Ort des Sitzes begrenzt ist.

Vom kostenlosen Auszug zum beglaubigten Auszug: Kosten, Ämter und Vorsichtsmassnahmen

Die Online-Einsicht der meisten Daten und die einzelnen Suchen auf Zefix sind kostenlos. Man kann kostenlos Auszüge zu einem Unternehmen erhalten, während juristische Personen die Statuten gegen Gebühr anfordern können.

Das Angebot von Zefix ist jedoch auf einzelne Anfragen mit Filteroptionen beschränkt: Es gibt keine Abonnements und es ist nicht möglich, die gesamte Datenbank oder Teile davon zu erhalten. Anmeldungen können auch über das Online-Portal des Bundes EasyGov erfolgen.

Für ein Dokument mit rechtlichem Wert stellt das zuständige kantonale Handelsregisteramt am Sitz den beglaubigten Auszug aus. Die Ausgabe erfolgt am Schalter, per Post oder per E-Mail, gegen Gebühr gemäss kantonalem Tarif. Ein branchenpraktischer Leitfaden nennt orientierend CHF 20–30 pro Auszug, ein Betrag, der mit dem geltenden Tarif zu bestätigen ist.

Im Kanton Tessin ist der operative Schalter in Biasca, Via Tognola 7, 6710 Biasca, Telefon +41 91 816 29 81, E-Mail [email protected]. Er ist von Montag bis Freitag von 08:45 bis 11:45 und von 14:00 bis 16:00 geöffnet.

Vor der Gründung einer Gesellschaft kann das Eidgenössische Amt für das Handelsregister auf Anfrage prüfen, ob Firmen oder Namen bereits im Zentralregister eingetragen sind oder ob ähnliche Bezeichnungen existieren (Dienst Regix).

Für systematische Anwendungen gibt es dedizierte Tools. Das Eidgenössische Amt für das Handelsregister stellt eine REST-API zur Verfügung, mit online einsehbarer Dokumentation und Zugang, der unter [email protected] beantragt werden kann. Ein Teil der Zefix-Daten ist auf opendata.swiss veröffentlicht.

Der Datensatz enthält die täglich aktualisierten Basisdaten der im Handelsregister eingetragenen aktiven juristischen Personen, wie Firma, Sitz und Domiziladresse. Er ist mit Beispielen für SPARQL-Abfragen referenziert.

Zwei wiederkehrende Vorsichtsmassnahmen. Die erste betrifft die privaten Register und kostenpflichtigen Branchenverzeichnisse, die oft Neugründer kontaktieren und eine Anmeldung vorschlagen, die hauptsächlich Kosten verursacht. Das SECO hat eine Broschüre zu Betrugsmaschen bei Branchenverzeichnissen veröffentlicht.

Die zweite betrifft Rechnungen, die scheinbar vom Eidgenössischen Amt für das Handelsregister stammen. Nur die Kantone sind für die Gebühren des Handelsregisters verantwortlich, und eine Bundesbehörde sendet keine Rechnungen für Eintragungen.

Verdächtige Rechnungen können dem SECO per E-Mail an [email protected] gemeldet werden. Wer sie erhält, hat in jedem Fall das Recht, persönlich bei der nächstgelegenen Polizeistation Strafanzeige zu erstatten.